وفقًا لخدمة الإيرادات الداخلية ، يجب إرسال نماذج W-2 بالبريد إلى الموظفين في موعد أقصاه 31 يناير للنماذج المستمدة من السنة التقويمية السابقة. بينما قد لا يستلمها الموظفون بالبريد في هذا التاريخ ، يجب - على الأقل - إرسالهم في هذه المرحلة. بالنسبة للشركات التي لا تتبع هذا البروتوكول المحدد ، يمكن أن تكون هناك عواقب.
تجنب الموظفين الساخطين
بصرف النظر عن أي مشكلات رسمية قد تواجهها مع دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) بسبب عدم إرسال نماذج W-2 في الوقت المناسب ، قد تضطر إلى التعامل مع مجموعة من الموظفين الساخطين للغاية ، والذين يتوقع الكثير منهم على الأرجح إقرار ضريبي. لا يجوز للموظفين تقديم شكاوى إليك فقط ولكن أيضًا إلى مصلحة الضرائب الأمريكية ، مما قد يؤدي إلى مزيد من التحقيق في شركتك إذا تم تقديم العديد من الشكاوى حول هذه المشكلة.
التقييم الدقيق لمصلحة الضرائب
تفرض مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) على الغرامات بناءً على تأخر تقديم نماذج W-2 الخاصة بك. يتم فرض غرامة قدرها 50 دولارًا أمريكيًا لكل نموذج على W-2s المقدمة في غضون 30 يومًا من تاريخ الاستحقاق ، بحد أقصى 187500 دولارًا أمريكيًا للأعمال التجارية الصغيرة. بالنسبة للنماذج المقدمة قبل 1 أغسطس ولكن بعد 30 يومًا ، ترتفع العقوبة إلى 100 دولار لكل نموذج وغرامة قصوى تبلغ 536000 دولار. الحد الأقصى للغرامة هو 260 دولارًا لكل نموذج حتى 1،072،500 دولارًا سنويًا للنماذج المقدمة بعد 1 أغسطس.
التأكد من دقة النماذج
بالإضافة إلى إرسال نماذج W-2 في الوقت المحدد ، يجب عليك أيضًا التأكد من دقة النماذج المذكورة. وفقًا لموقع IRS على الويب ، إذا قمت بإرسال نموذج W-2 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية بدعوى أنك دفعت لموظف معين مبلغًا معينًا من المال ولم تقم بذلك ، فيحق لهذا الشخص مقاضاتك للحصول على تعويضات. يتم فرض غرامة قدرها 530 دولارًا أمريكيًا لكل نموذج بدون حد أقصى. قد تضطر أيضًا إلى دفع غرامة قدرها 5000 دولار كتعويض عن تقديم المستند المزور وقد تتعرض لتهم جنائية.
السجلات والاتصالات
في بعض الأحيان ، إذا سمحت لموظفيك على الأقل بمعرفة أنك تتأخر مع W-2s الخاصة بك ولكنك تعمل على إخراجهم ، فقد يكون هناك استياء أقل مما لو لم تقل أي شيء على الإطلاق. أيضًا ، إذا قمت بإرسال W-2 بحلول الموعد النهائي ، ولكنك أعادته إليك بسبب عنوان سيء أو قديم ، فلا تفتحه أو تتخلص منه. ضعه في ملف الموظف واحفظه في حالة اتصاله بك للحصول على النموذج على الطريق لديك على الأقل دليل على أنك حاولت إرساله.