يعد جمع الأرقام وإدخالها على جهاز الكمبيوتر أحد أكثر جوانب إدارة البيانات صعوبة. يعمل إدخال البيانات المكون من عشرة مفاتيح على تسريع هذه العملية ، مع التركيز فقط على مفاتيح الأرقام ، من 0 إلى 9 ، والتي يتم استخدامها بشكل متكرر. يعد هذا أكثر فاعلية وقد يتسبب في ضغط بدني أقل على الجسم لأنك تحتاج فقط إلى التركيز على عدد قليل من المفاتيح ، بدلاً من أكثر من مائة مفتاح على لوحة المفاتيح القياسية. على الرغم من أنك قد لا تكون على دراية كاملة بعملية المفاتيح العشرة ، فقد تستخدمها بالفعل بدافع العادة.
المعدات
تتضمن لوحات المفاتيح القياسية صفًا علويًا من مفاتيح الأرقام التي يستخدمها الطابعون لإدخال الأرقام مع الأحرف. تُعرف هذه التقنية عمومًا باسم الكتابة باللمس. ومع ذلك ، في بيئة الأعمال ، فيما يتعلق بأرقام الدولار ومقاييس الأداء وبيانات المحاسبة الأخرى ، لا تكون لوحة المفاتيح القياسية الكاملة ضرورية دائمًا. بدلاً من ذلك ، تشتمل العديد من لوحات المفاتيح المستقلة التي تتصل بأجهزة كمبيوتر سطح المكتب على لوحة مفاتيح بها عشرة مفاتيح أو لوحة مفاتيح رقمية موجودة على الجانب الأيمن من لوحة المفاتيح. تدعم أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، إذا كانت واسعة بما يكفي ، لوحة المفاتيح الرقمية. يمكن للمستخدمين أيضًا الحصول على لوحة مفاتيح رقمية يتم ربطها بمنفذ USB على جهاز الكمبيوتر ، مع إضافة هذا الجهاز بسهولة إلى أي نظام.
تدريب
يمكن لأي شخص لديه إمكانية الوصول إلى لوحة الأرقام المكونة من عشرة مفاتيح التعلم بسرعة والاعتياد على استخدام هذا الجهاز. ومع ذلك ، بالنسبة للشركات والمهنيين الذين يقدرون إرشادات إضافية حول كيفية استخدام لوحة المفاتيح الرقمية بشكل فعال ، تقدم بعض الكليات والمدارس المهنية برامج تدريب متخصصة. يُطلق على عنوان هذه البرامج عادةً اسم تقنية أنظمة الأعمال ، وإدخال البيانات المكون من عشرة مفاتيح عبارة عن دورة واحدة كجزء من المنهج الدراسي العام. ومع ذلك ، وفقًا لمكتب إحصاءات العمل في عام 2011 ، قد يحتاج الأشخاص الذين يعتزمون الحصول على وظيفة من إدخال البيانات فقط إلى تعليم ثانوي ، إذا كانوا يمتلكون قواعد نحوية جيدة ومعرفة باستخدام لوحة المفاتيح.
احتلال
تعلن بعض الشركات عن الحاجة إلى آلات إدخال بيانات ذات عشرة مفاتيح. على سبيل المثال ، إذا كنت تقدم طلبًا بصفتك وكيل خدمة عملاء افتراضي يعمل في المنزل ، فإن مفتاح العشرة مفيد لإدخال طلبات العملاء. بصفتك متخصصًا في النسخ الطبي عن بُعد أو متخصصًا في الفواتير والتشفير ، فإن الإدخال الدقيق والفعال لبيانات الاختبارات الطبية والمخبرية الرقمية في جهاز كمبيوتر مهم أيضًا. ومع ذلك ، وفقًا لمكتب إحصاءات العمل في عام 2011 ، ستشهد أعمال إدخال البيانات انخفاضًا معتدلاً في النمو. يرجع هذا الاستبدال للكتابات البشرية جزئيًا إلى الاستخدام المتزايد والاعتماد على التكنولوجيا بالإضافة إلى الاستعانة بمصادر خارجية لهذه الوظائف في الخارج.
البدائل
يمكنك استكشاف بدائل للكتابة يدويًا في البيانات الرقمية. إذا كانت لديك بيانات تمت كتابتها أو كتابتها على الورق حاليًا ، فيمكنك استخدام ماسح ضوئي لالتقاط النص ، بما في ذلك الأرقام ، من تلك المستندات. تسمى تقنية التصوير هذه بالتعرف الضوئي على الحروف أو OCR ، وهي تحفظ البيانات في مستند أو جدول بيانات معالج بالكلمات. هناك خيار آخر غير كتابي وهو استخدام برنامج تحويل الكلام إلى نص ، والذي يسمح لك بنطق البيانات الرقمية في الميكروفون. سيقوم الكمبيوتر بكتابة الرقم على الشاشة. ضع في اعتبارك أيضًا تعلم كيفية تصدير البيانات واستيرادها عبر التطبيقات بحيث لا تضطر إلى إعادة إدخال هذه المعلومات (مثل تصدير البيانات من موقع ويب إلى جدول بيانات Excel).